Styrelsearbetet

Reviderad 2006-12-19

Styrelsemedlemmarna har olika ansvarsområden:

Ordförandens uppgifter

Samordnar styrelsens arbete
Ansvarar för kallelsen till årsmöte och styrelsemöte
Är mötesledare vid styrelsemötena
Är som regel föreningens talesman utåt
Ser till att beslut som föreningen fattat genomförs
Är oftast föreningens firmatecknare

Sekreterarens uppgifter

Skriver styrelsens protokoll
Ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till olika möten

Ledamöternas uppgifter

Medverkar vid styrelsemöten
kommer med förslag och rapporter
utför utdelade uppdrag

Suppleanternas uppgifter

Medverkar som ersättare för ordinarie ledamot vid styrelsemöten

Revisorernas uppgifter

Kontrollerar att räkenskaperna och bokföringen fungerar. Det innebär att de kontrollerar att det finns kvitton (verifikationer) på alla in- och utbetalningar och att kassörens bokslut är riktigt.
Lämnar en skriftlig rapport om sin granskning av föreningens räkenskaper till årsmötet. Rapporten kallas för revisorernas berättelse. I denna revisionsberättelse skriver revisorerna att de godkänner bokslutet och föreslår att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för året som gått. Detta förutsätter naturligtvis att det inte finns något att anmärka på.

Sammanträdet - mötesteknik

Ordföranden leder sammanträdet, ger ordet till de medlemmar som vill yttra sig, antecknar turordning om många vill yttra sig osv. För att klara detta bör ordföranden göra anteckningar under mötets gång, dels för att kunna ge ordet i riktig ordning, dels för att kunna sammanfatta en diskussion före beslut.

De medlemmar som vill yttra sig räcker upp handen och väntar tills de fått ordet.

Det som yttras på mötet får ej spridas till obehöriga. Styrelsens protokoll redovisar vad som sagts och beslutats på möten.

Ett ärende på föredragningslistan kan ha följande gång:

Ordföranden eller någon annan berättar om (föredrar) ärendet.
Ordföranden lämnar ordet fritt.
De medlemmar som vill yttra sig får ordet.
Ordföranden sammanfattar diskussionen.
Ledamöterna röstar.
Beslut

Röstning kan ske med acklamation vilket innebär att man ropar ja eller nej. Ordföranden lyssnar på ropen och försöker avgöra om det är mest ja eller nej. Om man inte är nöjd med ordförandens beslut ropar man omröstning innan ordföranden hinner klubba ärendet. Omröstningen kan ske öppet med handuppräckning eller som sluten omröstning (skriftligt).

I en större församling kanske man måste utse speciella rösträknare. Beroende på vad stadgarna säger är det inte säkert att det förslag som fått de flesta rösterna går igenom. För att ändra stadgarna t ex krävs oftast kvalificerad majoritet.

Relativ (enkel) majoritet - de flesta rösterna
Absolut majoritet - mer än hälften av rösterna
Kvalificerad majoritet - 2/3 eller 3/4 av rösterna

Det förekommer också att man skjuter upp beslutet. Olika metoder finns:
Ajournering - sammanträdet avbryts och fortsätter vid senare som bestäms under mötet.
Bordläggning - man bordlägger en viss fråga vilket innebär att frågan skjuts upp till en tidpunkt som bestäms under mötet.
Remiss - man remitterar frågan till någon annan, vilket innebär att denne skall yttra sig om frågan innan man fattar beslut.
Återremiss - den som yttrat sig får tillbaka frågan för nytt yttrande.

Det finns inga regler för hur många möten man skall ha. Man måste dock ha ett årsmöte varje år.

På styrelsemötena skall sekreteraren skriva protokoll, som skall skickas ut till styrelseledamöter och ersättare när det är justerat och klart.

Ordlista

Absolut majoritet: Mer än hälften av de närvarande

Acklamation: Röstning genom ja- eller nejrop.

Ansvarsfrihet (bevilja): Godkänna styrelsens verksamhet i efterhand

Ajournera: Skjuta upp mötet till en senare tidpunkt

Bokslut: Kassören gör ett skriftligt bokslut vid årets slut. Inkomsterna och utgifterna läggs ihop var för sig. Skillnaden mellan dessa blir årets reslutat. Detta blir vinsten för året (kan även vara förlust). Vinsten förlusten förs över till nästa år

Bordlägga: Skjuta upp ett ärende till en senare tidpunkt

Budget: Ekonomisk planering för en viss tidsperiod

Delegera: överlåta beslutet, t ex till en kommitté

Ekonomisk berättelse: Redovisning över inkomster och utgifter och resultat över det gångna året

Ersättare: Person som deltar i möte om den ordinarie ledamoten inte kan komma

Firmatecknare: Person som har utsetts att i föreningens namn skriva sin namnteckning på olika slags handlingar (inbetalningar, utbetalningar, bidragsansökningar m m)

Föredra ett ärende: Berätta om ett ärende innan föreningen/styrelsen ska fatta beslut om det

Föredragningslista: Lista över ärenden som skall behandlas på ett möte

Ideell förening: En förening som inte bedriver affärsverksamhet

Interimstyrelse: En tillfällig styrelse som bara ska fungera en kort tid, i regel då en förening ska bildas

Justera protokollet: Kontrollera och godkänna protokollet

Justeringsman: En person som har utsetts att godkänna protokollet

Kompromissa: Två eller flera personer gör eftergifter för att uppnå enighet

Ledamot: Deltagare (t ex i styrelsen)

Majoritet: Flertalet, de flesta

Ordinarie ledamot: Person vald till en styrelse (jämför ersättare)

Protokoll: Skriftlig redogörelse av ärenden och beslut under ett möte

Protokollsutdrag: Bara ett av ärendena skrivs ut särskilt

Remiss: ärendet överlämnas till någon, vilket innebär att denna skall yttra sig (skriftligt) om frågan innan man fattar beslut

Revisionsberättelse: Revisorernas skriftliga granskning av styrelsens arbete med förslag om ansvarsfrihet ska beviljas eller ej

Revisor: Person som är utsedd att kontrollera kassörens räkenskaper (skall också granska verksamheten)

Räkenskapsår: Tiden mellan två bokslut

Rösträknare: Personer som har utsetts att räkna röster

Sluten omröstning: Omröstning där man använder röstsedlar

Stadgar: Regler för hur en förening ska fungera

Valberedning: Särskilt utsedda personer som föreslår vilka personer som bör väljas till ordinarie styrelseledamöter, ersättare, revisorer m fl

Verksamhetsberättelse: Skriftlig berättelse över vad föreningen gjort under det gångna året

Återremiss: Den som yttrat sig får tillbaka ärendet för nytt yttrande (se remiss)

Öppen omröstning: Omröstning där man vet hur de enskilda medlemmarna röstar. Om omröstningen ska vara "hemlig" används sluten omröstning (se ovan)